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第一次全面接触券商策略会是在2017年6月,带着“半成品”的智会系统,去现场支持。250家公司、215名客户的规模,一场噩梦般的经历。3天3人连续奋战,各种调整和突发状况,一共睡了不到6个小时,住着大连最棒的一方城堡酒店,谁也没心情欣赏窗外的风景。

2017年天风证券中期策略会,大连,一方城堡酒店
2017年天风证券中期策略会,大连,一方城堡酒店

不在金融行业可能对策略会有些陌生。策略会一般由券商研究所举办,券商研究所有点像券商的研发部门,负责产品研发,如研报,主要服务于专业客户,如机构。而券商策略会如同券商产品的推介会和交流会。

按如今的眼界,那场会议规模就是小儿科。3年时间,支持了大大小小百来场策略会,合作的券商也从最开始的天风,到招商、光大、华创、方正、安信、中信建投、国金等。券商策略会与其他会议最大的不同和麻烦是小范围交流这就好比12306春节抢票与电商秒杀的区别

这百场策略会中,最大规模的策略会超过3000名客户、400家公司,其客户需求量达到11000条,像这样的策略会,几乎不可能人工排会了。

想要排好小范围交流,要考虑的因素实在是太多了,非人脑可及。

一边是上市公司,另一边是机构客户,上市公司时间有限,而客户人数众多且交流需求各异,听起来就有点麻烦吧?

小范围交流一般是房改会,场地有限,所以每场交流人数设有上限。再加上客户有分级和分类,级别高的客户优先安排,不同类别的客户尽可能不要安排在一场交流中,比如公募和私募尽可能分开。

这听起来就已经是5维难题了,时间、空间、需求优先级、客户分级、分类互斥,可这还没有完,还有一种特殊的小范围交流叫一对一,高级别机构可以要求与上市公司安排一对一交流,将交流时间独占,同一机构的客户只要对该公司感兴趣的都安排进这场交流。

这下总算完了吧?非也,不同的券商对策略会安排的思路不同,有些券商希望每场交流尽可能排满,降低公司代表被客户放鸽子的风险,而有些券商希望安排尽可能平均,比如公司代表上午有两个时段可以交流,将客户平均分布,充分利用代表的时间,让代表别闲着。每种考虑都各有优缺点,而客户需求是没法拒绝的。

上述几点难题只局限于“排”,或者说是只是券商中台的难题。而排的基础是报名数据,报名数据的不规范和动态变化,这才是排会最大的痛点!不说了,容我先擦擦眼泪。

无论券商采用何种思路和方法,其目的只有一个:让客户和公司代表都满载而归


下面进入正题,如何优雅且高效的排会呢?

5个前提条件

1、找一款合适的策略会排会系统:一般客户超过200人后,人工排会就已经非常困难了。我这里拿智会AiMeeting系统作为示例。但系统无法解决全部问题,流程和管理同样重要。

2、报名数据的规范化:这点太重要了,人都是个性且有惯性的,有些人公司用全称,有些人用简称,系统可不是神,没法预测你想的是什么

3、客户报名是动态变化的:不要妄想会前某个时间可以停止更新报名,即使在会议当天都有可能更改。既然变化在所难免,那应该考虑的是(1)如何方便的更新报名;(2)如何降低对日程的影响,限制在局部

4、分工协作:中台应该同时充当协调者角色,开一场大型策略会不易,离不开每个角色的努力,无论是研究员、销售、中台,亦或是客户,都能利用系统充分发挥协同效力

5、切勿追求完美:办活动最可怕的是完美主义,世上不存在完美计划,定好底线,迭代思维,不断优化,会后数据会证明好坏。


策略会排会6阶段

1、准备阶段

  • > 工作要点:基础数据准备,如客户白名单,确保数据的准确性和规范性,会议管理流程确定;
  • > 启动时间:一般为会前4周。

如果券商有CRM系统,客户白名单相对容易,导出既可,客户级别一定要有,便于系统优先安排高级别客户。

如果没有CRM系统,可能需要发动各区域销售收集汇总白名单数据,并划分好客户级别和类型(公募、私募、保险等)。

如果允许客户通过小程序自助报名,白名单以外的客户一般只能报名大会和分论坛,且需要选择对口销售,报名成功后进入待审核名单。

如果采用系统,还需要整理一份可登陆系统的人员清单。

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2、公司报名

  • > 工作要点:将邀请的公司录入或导入系统,一般公司代表的稳定性会高于客户,研究员或中台都可以作为维护主体。
  • > 启动时间:一般为会前3到4周。

但需要注意的是,公司代表时间变化或取消参会,对日程影响较大,会取消原来拍好的客户交流,客户时间被自动释放,并安排到其他交流需求中。

公司报名的时间一般会有两类做法,各有千秋:

系统安排:每个公司的与会时间相对模糊,比如第一天的上午或全天,系统根据报名热度和具体时间点的热度,动态安排合理的场次;

  • 优点:可以确保客户需求满足最大化,且随着客户报名变动而动态调整;
  • 缺点:某些热门时间点的会议室资源可能会超预期;

人工安排:给每个公司精确的时间,比如第一天09:00~10:00;

  • 优点:确保会议室资源与预期完全一致;
  • 缺点:客户需求满足度较低,且较难优化。

如何选择呢?

第一种方案适合预算充足的且看中需求满足度的券商,毕竟会议室资源与预算正相关。

第二种方案适合预算紧张或对计划性要求严格的券商。

券商经常会纠结:先排好公司时间,再开放客户报名 OR 先客户报名,再排公司时间?
我的建议是后者。原因很简单,系统中客户报名时是不用考虑公司来的时间,只用选择意向交流公司,等报名数据进来后,就知道哪些公司热门,哪些公司没有几个客户关注。再基于数据解决问题。

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3、客户报名

  • > 工作要点:催、催、催,重要的事情说三遍。尽可能让销售或助理在系统上调整客户报名,减少口头变更;
  • > 启动时间:一般在会前2到3周。

客户报名的几个特点:

1、星级越高的客户报名越晚:排会时需要考虑;

2、某些客户需求贼多,选了很多公司都想交流:最好限制单一客户的需求量,毕竟时间和资源有限;

3、客户的一对一需求:由于公司时间有限,能否安排一对一需要销售和研究员讨论,所以销售提报的是需求,结果待排会时统一安排。

2020年国信证券春季线上策略会 邀请函

利用系统制作邀请函,客户可以自主通过小程序进行报名,提升报名效率,帮助销售减负,将精力花在更有价值的服务上。

系统可以自动关联系统白名单,可以设置成秘密会议或开放会议

秘密会议只允许指定级别的客户查看和报名;

开放会议可以让所有人查看会议,但报名依然受白名单控制,只有一定级别以上的客户,才可以报名小范围交流。


4、预排会阶段

  • > 工作要点:到指定日期一定要开始预排会,做到心里有数、手里不慌。之后可以定期预排,将报名变化同步到日程;
  • > 启动时间:一般在会前1周到2周。

这个阶段不代表报名稳定了,客户报名随时有可能新增和变动。为什么要在这个阶段就启动排会呢?

称为预排会更贴切,为了对排会结果和会议室数量做到心里有数,为后续优化做准备。

系统可以支持多套会议日程,只要不发布,研究员、销售和客户是不会看到排会结果的,所以只管放心大胆的测试。

小技巧

一般级别越高的客户报名越晚,预排时,只排级别高的客户,防止交流名额被较低级别的客户占据。

一般等到会前1~2天,基本确保大部分高级别客户报名后,再排较低级别的客户。

提前排会还可以提前知晓:哪些时间点过热、哪些公司过热是否要安排公开交流、会议场地是否足够、哪些公司交流人数太少等。

关于一对一排会

销售和客户报名提交的一对一需求可以在预排会的时候进行满足。在公司报名的具体时间点上编辑交流类型为「一对一」,再选择交流的机构,保存即可。

排会时,系统会自动将该时段设置为「一对一」交流,并会自动将该机构的客户排入到这场交流。

yellow green and red wooden frame

5、安排交流地点

  • > 工作要点:为交流安排场地,相同公司、行业尽可能安排在同一个场地;
  • > 启动时间:一般在会前1周内。

虽然交流场地一般需要提前预定,但大多时候挤挤还是会有的。所以,预排会阶段不太建议把资源限死,留有一定的空间,在本阶段根据情况调整,比如利用大厅分隔出更多的交流桌等。

会前1周一般交流日程可以内部公布,即研究员和销售可先查看交流日程提意见,但交流场地一般不会公开,以防销售抢会议室资源。系统提供了交流场地发布控制,既提升了信息共享价值,同时降低有限资源争夺的风险。

round white table with chairs

6、微调阶段

  • > 工作要点:胆大心细,手动与自动并存;
  • > 启动时间:一般在会前1~2天。

这个阶段是排会的关键时刻,黎明前的黑暗,销售最担心的是我的客户需求满足度如何、日程会不会大变之类的。

如果是人工排会,那可没法保证,要考虑的维度实在太多了。

如果使用系统,大可放心,系统逻辑会保证原有交流日程不变的前提下,将空闲交流加入合适客户的过程。所以只要公司时间不变化,基本上不会有大变的机会。

会前1~2天,交流日程一般会发给客户确认。客户拿到后总会有各种意见,这个客户想加个交流,那个客户想调整下时间之类的,全是细活。这对系统手动操作功能要求非常高,好在智会系统可以提供小批量排会,针对指定公司和客户进行排会,将影响限制在局部。

对于高级别客户需求不仅要优先满足,有时还需要突破最大交流人数。比如交流场地限制10人,但在高级别客户的强烈要求下,可能需要扩展到11人,可以通过系统的突破功能,为高级别客户提升需求满足度。

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小技巧

经验而谈,最后阶段报名变动的频率远高于从前,无论是新增还是修改,销售没日没夜的更新,中台一定要会带节奏,否则一定会累死。

每天公布几个排会时间,如中午12点排一次、17点排一次、21点排一次,排会前将报名锁定,排会后再解锁。而千万别将就每个销售,如:“亲,我刚更新了报名,帮我排一下呗。”

终于熬到会议当天,基本上没啥排会的事,守得云开见月明…

最后附赠一份策略会准备时间表:

Jerry

Jerry

大道至简,行者无疆。

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