如何优雅的安排券商策略会？

第一次全面接触券商策略会是在2017年6月，带着“半成品”的智会系统，去现场支持。250家公司、215名客户的规模，一场噩梦般的经历。3天3人连续奋战，各种调整和突发状况，一共睡了不到6个小时，住着大连最棒的一方城堡酒店，谁也没心情欣赏窗外的风景。

不在金融行业可能对策略会有些陌生。策略会一般由券商研究所举办，券商研究所有点像券商的研发部门，负责产品研发，如研报，主要服务于专业客户，如机构。而券商策略会如同券商产品的推介会和交流会。

按如今的眼界，那场会议规模就是小儿科。3年时间，支持了大大小小百来场策略会，合作的券商也从最开始的天风，到招商、光大、华创、方正、安信、中信建投、国金等。券商策略会与其他会议最大的不同和麻烦是小范围交流，这就好比12306春节抢票与电商秒杀的区别。

这百场策略会中，最大规模的策略会超过3000名客户、400家公司，其客户需求量达到11000条，像这样的策略会，几乎不可能人工排会了。

想要排好小范围交流，要考虑的因素实在是太多了，非人脑可及。

一边是上市公司，另一边是机构客户，上市公司时间有限，而客户人数众多且交流需求各异，听起来就有点麻烦吧？

小范围交流一般是房改会，场地有限，所以每场交流人数设有上限。再加上客户有分级和分类，级别高的客户优先安排，不同类别的客户尽可能不要安排在一场交流中，比如公募和私募尽可能分开。

这听起来就已经是5维难题了，时间、空间、需求优先级、客户分级、分类互斥，可这还没有完，还有一种特殊的小范围交流叫一对一，高级别机构可以要求与上市公司安排一对一交流，将交流时间独占，同一机构的客户只要对该公司感兴趣的都安排进这场交流。

这下总算完了吧？非也，不同的券商对策略会安排的思路不同，有些券商希望每场交流尽可能排满，降低公司代表被客户放鸽子的风险，而有些券商希望安排尽可能平均，比如公司代表上午有两个时段可以交流，将客户平均分布，充分利用代表的时间，让代表别闲着。每种考虑都各有优缺点，而客户需求是没法拒绝的。

上述几点难题只局限于“排”，或者说是只是券商中台的难题。而排的基础是报名数据，报名数据的不规范和动态变化，这才是排会最大的痛点！不说了，容我先擦擦眼泪。

无论券商采用何种思路和方法，其目的只有一个：让客户和公司代表都满载而归。

下面进入正题，如何优雅且高效的排会呢？

5个前提条件

1、找一款合适的策略会排会系统：一般客户超过200人后，人工排会就已经非常困难了。我这里拿智会AiMeeting系统作为示例。但系统无法解决全部问题，流程和管理同样重要。

2、报名数据的规范化：这点太重要了，人都是个性且有惯性的，有些人公司用全称，有些人用简称，系统可不是神，没法预测你想的是什么；

3、客户报名是动态变化的：不要妄想会前某个时间可以停止更新报名，即使在会议当天都有可能更改。既然变化在所难免，那应该考虑的是（1）如何方便的更新报名；（2）如何降低对日程的影响，限制在局部；

4、分工协作：中台应该同时充当协调者角色，开一场大型策略会不易，离不开每个角色的努力，无论是研究员、销售、中台，亦或是客户，都能利用系统充分发挥协同效力；

5、切勿追求完美：办活动最可怕的是完美主义，世上不存在完美计划，定好底线，迭代思维，不断优化，会后数据会证明好坏。

策略会排会6阶段

1、准备阶段

• > 工作要点：基础数据准备，如客户白名单，确保数据的准确性和规范性，会议管理流程确定；
• > 启动时间：一般为会前4周。

如果券商有CRM系统，客户白名单相对容易，导出既可，客户级别一定要有，便于系统优先安排高级别客户。

如果没有CRM系统，可能需要发动各区域销售收集汇总白名单数据，并划分好客户级别和类型（公募、私募、保险等）。

如果允许客户通过小程序自助报名，白名单以外的客户一般只能报名大会和分论坛，且需要选择对口销售，报名成功后进入待审核名单。

如果采用系统，还需要整理一份可登陆系统的人员清单。

2、公司报名

• > 工作要点：将邀请的公司录入或导入系统，一般公司代表的稳定性会高于客户，研究员或中台都可以作为维护主体。
• > 启动时间：一般为会前3到4周。

但需要注意的是，公司代表时间变化或取消参会，对日程影响较大，会取消原来拍好的客户交流，客户时间被自动释放，并安排到其他交流需求中。

公司报名的时间一般会有两类做法，各有千秋：

系统安排：每个公司的与会时间相对模糊，比如第一天的上午或全天，系统根据报名热度和具体时间点的热度，动态安排合理的场次；

• 优点：可以确保客户需求满足最大化，且随着客户报名变动而动态调整；
• 缺点：某些热门时间点的会议室资源可能会超预期；

人工安排：给每个公司精确的时间，比如第一天09:00~10:00；

• 优点：确保会议室资源与预期完全一致；
• 缺点：客户需求满足度较低，且较难优化。

如何选择呢？

第一种方案适合预算充足的且看中需求满足度的券商，毕竟会议室资源与预算正相关。

第二种方案适合预算紧张或对计划性要求严格的券商。

券商经常会纠结：先排好公司时间，再开放客户报名 OR 先客户报名，再排公司时间？
我的建议是后者。原因很简单，系统中客户报名时是不用考虑公司来的时间，只用选择意向交流公司，等报名数据进来后，就知道哪些公司热门，哪些公司没有几个客户关注。再基于数据解决问题。

3、客户报名

• > 工作要点：催、催、催，重要的事情说三遍。尽可能让销售或助理在系统上调整客户报名，减少口头变更；
• > 启动时间：一般在会前2到3周。

客户报名的几个特点：

1、星级越高的客户报名越晚：排会时需要考虑；

2、某些客户需求贼多，选了很多公司都想交流：最好限制单一客户的需求量，毕竟时间和资源有限；

3、客户的一对一需求：由于公司时间有限，能否安排一对一需要销售和研究员讨论，所以销售提报的是需求，结果待排会时统一安排。

利用系统制作邀请函，客户可以自主通过小程序进行报名，提升报名效率，帮助销售减负，将精力花在更有价值的服务上。

系统可以自动关联系统白名单，可以设置成秘密会议或开放会议。

秘密会议只允许指定级别的客户查看和报名；

开放会议可以让所有人查看会议，但报名依然受白名单控制，只有一定级别以上的客户，才可以报名小范围交流。

4、预排会阶段

• > 工作要点：到指定日期一定要开始预排会，做到心里有数、手里不慌。之后可以定期预排，将报名变化同步到日程；
• > 启动时间：一般在会前1周到2周。

这个阶段不代表报名稳定了，客户报名随时有可能新增和变动。为什么要在这个阶段就启动排会呢？

称为预排会更贴切，为了对排会结果和会议室数量做到心里有数，为后续优化做准备。

系统可以支持多套会议日程，只要不发布，研究员、销售和客户是不会看到排会结果的，所以只管放心大胆的测试。

小技巧

一般级别越高的客户报名越晚，预排时，只排级别高的客户，防止交流名额被较低级别的客户占据。

一般等到会前1~2天，基本确保大部分高级别客户报名后，再排较低级别的客户。

提前排会还可以提前知晓：哪些时间点过热、哪些公司过热是否要安排公开交流、会议场地是否足够、哪些公司交流人数太少等。

关于一对一排会

销售和客户报名提交的一对一需求可以在预排会的时候进行满足。在公司报名的具体时间点上编辑交流类型为「一对一」，再选择交流的机构，保存即可。

排会时，系统会自动将该时段设置为「一对一」交流，并会自动将该机构的客户排入到这场交流。

5、安排交流地点

• > 工作要点：为交流安排场地，相同公司、行业尽可能安排在同一个场地；
• > 启动时间：一般在会前1周内。

虽然交流场地一般需要提前预定，但大多时候挤挤还是会有的。所以，预排会阶段不太建议把资源限死，留有一定的空间，在本阶段根据情况调整，比如利用大厅分隔出更多的交流桌等。

会前1周一般交流日程可以内部公布，即研究员和销售可先查看交流日程提意见，但交流场地一般不会公开，以防销售抢会议室资源。系统提供了交流场地发布控制，既提升了信息共享价值，同时降低有限资源争夺的风险。

6、微调阶段

• > 工作要点：胆大心细，手动与自动并存；
• > 启动时间：一般在会前1~2天。

这个阶段是排会的关键时刻，黎明前的黑暗，销售最担心的是我的客户需求满足度如何、日程会不会大变之类的。

如果是人工排会，那可没法保证，要考虑的维度实在太多了。

如果使用系统，大可放心，系统逻辑会保证原有交流日程不变的前提下，将空闲交流加入合适客户的过程。所以只要公司时间不变化，基本上不会有大变的机会。

会前1~2天，交流日程一般会发给客户确认。客户拿到后总会有各种意见，这个客户想加个交流，那个客户想调整下时间之类的，全是细活。这对系统手动操作功能要求非常高，好在智会系统可以提供小批量排会，针对指定公司和客户进行排会，将影响限制在局部。

对于高级别客户需求不仅要优先满足，有时还需要突破最大交流人数。比如交流场地限制10人，但在高级别客户的强烈要求下，可能需要扩展到11人，可以通过系统的突破功能，为高级别客户提升需求满足度。

小技巧

经验而谈，最后阶段报名变动的频率远高于从前，无论是新增还是修改，销售没日没夜的更新，中台一定要会带节奏，否则一定会累死。

1、如果规模较大的会，一般抽调研究员助理或是销售助理，支援中台排会，但人数不宜太多，排会人员不要超过3个，否则信息协同也容易出问题；

2、排会时间一定要和销售说好，并且经常群里通知什么时候排会，并且告知排会前，报名变动不会同步到日程，只有排会后，变动才会同步，请大家耐心等待。除非优先级特别高的客户，才有优先单独安排的权利，这块也要和领导协商好，最好在一开始先明确一些机构可以单独安排，其他尽量遵守规矩；

每天公布几个排会时间，如中午12点排一次、17点排一次、21点排一次，排会前将报名锁定，排会后再解锁。而千万别将就每个销售，如：“亲，我刚更新了报名，帮我排一下呗。”

3、临近开会了，排会频度一定要提升，从一天2次到4次到6次到8次，并且一定要在群里多通知，防止信息流把排会信息冲掉了；

4、对于销售，一定要和她们多次交代，维护好客户的报名数据，如果想提升匹配度，不要只盯着热门公司，不能全安排上，要进行平衡。以及可以公布非热门公司的列表和时间，让销售有依据的去平衡。

经常遇到销售会要求某个具体交流加个人减个人的，尽量别随便答应，可以套用万能句式：

亲请在报名中去掉该公司，排会后，那场交流就会自动取消了。由于排会调整数以千计，请理解一下哈，谢谢

终于熬到会议当天，基本上没啥排会的事，守得云开见月明…

最后附赠一份策略会准备时间表：